Astuces pour utiliser Excel

Astuces - 9 mars 2016

Vous désirez une carte avec des centaines de points d’intérêt ? Pas de panique. Un processus d’import simplifié existe dans l’éditeur Click2Map pour ajouter des repères en grand nombre en une seule opération.

Il est possible d’importer des fichiers de format .csv, .kml et .xml. Pour rappel, un document Microsoft Excel peut être converti en un clic en un fichier .csv.

Ces différents fichiers doivent contenir des variables présentes dans Click2Map (en savoir plus ici). Nous ne répèterons jamais assez : si vous souhaitez que l’import soit efficace et rapide, votre fichier de base doit être organisé rigoureusement.

Dans cet article, nous vous apportons des astuces pour gagner du temps lors de votre utilisation du logiciel Microsoft Excel et ainsi, créer un fichier prêt à l’import.

 

Raccourcis

Les raccourcis suivants sont les plus courants et certainement les plus utiles pour modifier et mettre à jour un fichier Excel.

Créer un nouveau classeur de feuille de calculs : Ctrl + N
Copier : Ctrl + C
Coller : Ctrl + V
Couper : Ctrl + X
Annuler : Ctrl + Z
Tout sélectionner : Ctrl + A
Enregistrer : Ctrl + S
Enregistrer sous : F12
Fermer Excel : Alt + F4

 

Sélectionner une colonne entière de la feuille de calculs : Ctrl + Espace
Sélectionner une ligne entière de la feuille de calculs : Maj + Espace
Insérer une ligne ou une colonne : Ctrl + +
Supprimer une ligne ou une colonne sélectionnée : Ctrl + –
Fermer la fenêtre du classeur sélectionné : Ctrl + F4

 

Se rendre au début de la feuille de calculs : Ctrl + Début
Se rendre à la fin de la feuille de calculs : Ctrl + Fin
Sélectionner toutes les cellules jusqu’à la première utilisée dans la feuille de calculs : Ctrl + Maj + Début
Sélectionner toutes les cellules jusqu’à la dernière utilisée dans la feuille de calculs : Ctrl + Maj + Fin

 

Formules

Ces formules, appelées aussi fonctions, vous seront utiles pour mettre en forme vos informations et ainsi vous éviter de le faire manuellement pour chaque repère dans l’éditeur après l’import.

 

  • Concaténer des chaînes (&)

Concaténer des chaînes permet de ‘fusionner’ deux cellules sans perdre la valeur de l’une ou de l’autre. Cette fonction est utile lorsque vous devez concentrer par exemple deux champs Adresse dans une même cellule.

Dans la cellule C2, vous taperez =A2&" - "&B2

La chaîne " - " permet d'insérer un espace, un tiret ou tout caractère spécial entre les deux adresses.

 

  • Mettre en forme du texte

La liste de vos contacts est complètement désordonnée dans votre fichier excel. Utilisez les formules suivantes pour les mettre en forme.

Mettre la première lettre du texte en majuscule : =nompropre(texte ou cellule)
Mettre en majuscule le texte de la cellule : =majuscule(texte ou cellule)
Mettre en minuscule le texte de la cellule : =minuscule(texte ou cellule)

 

Prenons l’exemple suivant :

Dans la cellule C2, =nompropre(A2)&" "&majuscule(A2). Il suffit d’étirer la formule vers le bas pour l’appliquer aux autres cellules.

 

Trucs & Astuces : Si vous souhaitez ensuite supprimer des colonnes et éviter d'obtenir le message d'erreur #REF!, sélectionnez auparavant la nouvelle colonne, faites un copier (Ctrl + C). Placez votre curseur sur une nouvelle colonne, dans l’onglet Accueil, cliquez sur la flèche du bouton Coller, choisissez Coller des Valeurs. Vous remarquerez que les formules ont disparu. Vous pouvez en toute sérénité supprimer les anciennes colonnes.
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